บริหารโครงการ ให้อยู่หมัด Microsoft Project 2016
ธีรกฤษณ์ วิจิตลิมาภรณ์,กฤษณะ ภักดีพงษ์ 269 บ. 320 น. 240 บ.

จัดการได้หมดตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่ว่าโครงการเล็กหรือใหญ่ ครอบคลุมวิธีจัดสรรทรัพยากรไม่ให้ขาดแคลน, ป้องกัน+แก้ปัญหาโครงการล่าช้า, ติดตามและประเมินผล, ออกรายงาน และใช้ข้อมูลร่วมกับโปรแกรมอื่น ครอบคลุมเนื้อหาที่ควรรู้และเข้าใจง่ายแม้ไม่มีพื้นฐานมาก่อน อาทิ...

• รู้จักเครื่องมือและส่วนประกอบต่างๆ ใน MS-Project
• วางแผนเพื่อจัดการโครงการอย่างเป็นระบบ
• สร้างความสัมพันธ์และกำหนดเงื่อนไขให้เหมาะสม
• จัดสรรทรัพยากรให้ลงตัวไม่ขาดแคลน
• หลีกเลี่ยงและป้องกันความเสี่ยงไม่ให้โครงการเสร็จล่าช้า
• ติดตามความคืบหน้าและควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่ายไม่ให้บานปลาย
• ออกรายงานและนำข้อมูลไปใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ

หนังสือเล่มนี้เหมาะกับใครบ้าง

• ผู้ที่สนใจการบริหารจัดการโครงการทั้งขนาดเล็ก, กลาง และขนาดใหญ่
• ผู้ประกอบธุรกิจ, ผู้รับเหมา, ผู้จัดการโครงการ และผู้ที่สนใจทั่วไปที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการ
• นักศึกษาที่ต้องการฝึกทักษะการใช้งานโปรแกรม MS-Project

ควรรู้อะไรมาบ้างก่อนอ่านหนังสือเล่มนี้

• การใช้งานระบบ Windows อย่างน้อยก็ขั้นพื้นฐาน
• การใช้โปรแกรม MS-Office อย่างน้อยก็ขั้นพื้นฐาน
• ภาษาอังกฤษระดับพื้นฐานทั่วไป

ต้องมีอะไรบ้างเพื่อทำตามตัวอย่างในหนังสือ

• เครื่องคอมพิวเตอร์พร้อมระบบ Windows 7 ขึ้นไป
• โปรแกรม MS-Project 2016
• โปรแกรม MS-Office เช่น MS-Excel, MS-PowerPoint เป็นต้น

บทที่ 1 แนวคิดการบริหารโครงการ

การจะสร้างโครงการใดๆ ขึ้นมา ไม่ว่าจะขนาดใหญ่หรือเล็กแล้วดำเนินการจนจบนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะต้องมีความรู้ในการบริหารงานส่วนต่างๆ เช่น การวางแผนงาน, การติดตาม หรือการควบคุมค่าใช้จ่ายต่างๆ ซึ่งมีรายละเอียดปลีกย่อยมากน้อยไม่เท่ากัน แต่ก่อนจะถึงจุดนั้น ต้องมีความรู้พื้นฐานในการบริหารโครงการเสียก่อน

• เรื่องควรรู้ของการทำโครงการ
• แนวคิดการเกิดโครงการ
• องค์ประกอบของโครงการ
• การบริหารและจัดการโครงการ
• คุณสมบัติของโครงการที่ดี
• ประโยชน์ของการจัดทำโครงการ
• วงจรชีวิตของโครงการ (Project Life Cycle)
• ข้อแนะนำในการจัดทำโครงการ

บทที่ 2 รู้จักโปรแกรม Microsoft Project

ในบทนี้จะแนะนำส่วนประกอบต่างๆ รวมถึงความสามารถใหม่ๆ ของ Microsoft Project 2016 เพื่อจะได้รู้จักรายละเอียดและหน้าที่ของเครื่องมือที่มีให้ใช้งาน ก่อนจะนำโปรแกรมไปสร้างและบริหารจัดการโครงการต่อไป

• แนะนำโปรแกรม Microsoft Project 2016
• เวอร์ชันของโปรแกรม Microsoft Project 2016
• ความต้องการของระบบ
• คุณสมบัติใหม่ใน MS-Project 2016
• ส่วนประกอบของ MS-Project
• ชุดเมนูคำสั่งที่จำเป็นใน MS-Project
• แท็บเมนู File
• แท็บเมนู Task
• แท็บเมนู Resource
• แท็บเมนู Report
• แท็บเมนู Project
• แท็บเมนู View
• แท็บเมนู Format
• วิธีซ่อนแถบริบบอน (Ribbon)
• ชุดเครื่องมือลัด Quick Access Toolbar
• เพิ่มและลบปุ่มเครื่องมือบน Quick Access Toolbar
• ย้ายตำแหน่ง Quick Access Toolbar

บทที่ 3 เริ่มต้นสร้างโครงการ

เริ่มต้นการใช้เครื่องมือต่างๆ ใน MS-Project สำหรับสร้างโครงการ เช่น เปิดโครงการ, สร้างไฟล์โครงการใหม่, เปลี่ยนมุมมองของงาน, ตั้งค่าในโปรแกรมให้เหมาะสม รวมถึงการบันทึกไฟล์แบบต่างๆ และเก็บไฟล์โครงการบนวันไดรฟ์ (OneDrive) เพื่อแชร์หรือทำงานร่วมกันแบบออนไลน์

• การเปิดโครงการ
• การกำหนดโครงการ
• วางแผนการดำเนินการ
• สร้างโครงการใหม่
• สร้างโครงการใหม่ (Blank Project)
• สร้างโครงการใหม่ด้วยแม่แบบออนไลน์ (Online Templates)
• ค้นหาแม่แบบออนไลน์
• ตัวอย่างแม่แบบออนไลน์
• ปรับตั้งค่าเครื่องมือในโครงการ
• บันทึกไฟล์โครงการ
• ปรับเปลี่ยนมุมมองในการนำเสนอโครงการ
• มุมมอง Calendar
• มุมมอง Gantt Chart
• ปรับแต่งลักษณะการนำเสนอโครงการ
• ติดตั้งเครื่องมือ Gantt Chart Wizard
• ปรับแต่งลักษณะ Gantt Chart ด้วย Gantt Chart Wizard
• ปรับเปลี่ยนรูปแบบของแกนเวลา
• ปรับแต่งหน้าต่าง Timeline
• ซ่อน/แสดงหน้าต่าง Timeline
• จัดการ Timeline แบบอื่นๆ
• จัดการไฟล์โครงการบนบริการ OneDrive
• ล็อกอินเข้าใช้งาน Project ด้วย Microsoft Account
• บันทึกไฟล์โครงการบน OneDrive

บทที่ 4 การจัดการโครงการขั้นพื้นฐาน

หลังจากที่ปรับตั้งค่าไฟล์โครงการเรียบร้อยแล้ว ในบทนี้จะเป็นการลงมือสร้างโครงการและจัดการกับไฟล์โครงการในลักษณะต่างๆ ทั้งการสร้างปฏิทินขององค์กร, การนำปฏิทินไปใช้กับโครงการอื่น และการสร้างโครงการแบบกำหนดวันเริ่มต้นหรือวันสิ้นสุด เป็นต้น

• เปิดไฟล์โครงการขึ้นมาทำงาน
• สร้างปฏิทินสำหรับโครงการ
• กำหนดตารางการทำงาน
• กำหนดวันหยุดพิเศษ
• กำหนดเงื่อนไขวันทำงาน (กรณีพิเศษ)
• สร้างโครงการแบบกำหนดวันเริ่มต้น
• กำหนดโหมด Manual Scheduled และ Auto Scheduled
• กำหนดหน่วยเวลา
• กำหนดจุดแสดงความคืบหน้า (Milestone)
• สร้าง Milestone
• สร้าง Milestone ที่มีค่ามากกว่าศูนย์
• เลื่อนงาน
• เขียนโน้ตงาน
• คัดลอกข้อมูล
• ย้ายงาน
• แทรกงานใหม่
• ลบงาน
• ยกเลิกงานชั่วคราว
• เพิ่มคอลัมน์ใน Task Sheet

บทที่ 5 จัดการงานหลักและงานย่อยให้ลงตัว

หลังจากสร้างโครงการเสร็จแล้ว มาเริ่มลงรายละเอียดโดยการกำหนดงานที่ต้องทำเป็นประจำเพื่อให้โครงการสำเร็จ ตลอดจนแบ่งงานหลักและงานย่อยออกจากกันให้เห็นภาพรวมของโครงการ นอกจากนี้ต้องมองภาพรวมงานทั้งหมด อีกทั้งกำหนดเลขรายการให้งานหลักและงานย่อยอย่างชัดเจนด้วย

• กำหนดงานที่ต้องทำเป็นประจำ (Recurring Task)
• กำหนดส่วนของงานหลัก งานย่อยในโครงการ
• การแสดง/ซ่อนงานย่อย (Subtasks)
• วิธีการแทรกงานย่อยในงานหลัก
• การแก้ไขงานย่อยบน Gantt Chart
• Rollup แสดงงานหลักและงานย่อยบน Gantt Chart
• การแสดง/ซ่อนงาน (Project Summary Task)
• การกำหนดเลขรายการหลักและรายการย่อย (Outline Number)

บทที่ 6 สร้างความสัมพันธ์ของงาน (Link)

เมื่อเรากำหนดงานหลักและงานย่อยแล้ว สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งก็คือ เราต้องวางแผนงานแต่ละงานให้สอดคล้องกัน หรือเรียกง่ายๆ ว่าสร้างความสัมพันธ์ของงานนั่นเอง เพราะถ้าเรากำหนดลำดับงานชัดเจน ว่างานใดควรทำก่อน-หลัง หรือทำไปพร้อมกัน จะช่วยให้เราปรับยืดหยุ่นเวลาการทำงานได้ตามต้องการ

• คำสำคัญที่ต้องรู้
• การกำหนดรูปแบบของความสัมพันธ์
• FS (Finish-to-Start)
• SS (Start-to-Start)
• FF (Finish-to-Finish)
• SF (Start-to-Finish)
• การสร้างเส้นความสัมพันธ์
• การสร้างเส้นความสัมพันธ์ในหน้าต่าง Task Information
• การสร้างเส้นความสัมพันธ์ด้วยการลากเมาส์
• การสร้างเส้นความสัมพันธ์ครั้งละรายการผ่าน Predecessors
• การสร้างเส้นความสัมพันธ์ครั้งละหลายรายการผ่าน Predecessors
• การยกเลิกเส้นความสัมพันธ์
• วิธีที่ 1 คลิกปุ่มเพื่อ Delete
• วิธีที่ 2 ยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงผ่านหน้าต่าง Task Dependency
• วิธีที่ 3 ยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงผ่านหน้าต่าง Task Information
• การเลื่อนเวลาด้วย Lead Time และ Lag Time
• ร่นเวลาเข้า (Lead Time)
• เลื่อนเวลาออก (Lag Time)
• รวมงานหลักและงานย่อยด้วย Roll up Gantt bars
• วิธียกเลิกการใช้ Roll up Gantt bars

บทที่ 7 กำหนดเงื่อนไขให้โครงการ

นอกจากการจัดลำดับงานที่ดีจะช่วยให้งานสามารถเดินหน้าได้อย่างต่อเนื่องแล้ว การกำหนดเงื่อนไขก็เป็นอีกแนวทางหนึ่งที่ช่วยให้งานเสร็จสิ้นตรงตามวัตถุประสงค์ด้วยเช่นกัน ดังนั้นในบทนี้เราจะได้รู้จักประเภทเงื่อนไขและการแบ่งกลุ่มงานด้วยเงื่อนไขครับ

• กำหนดประเภทเงื่อนไขของงาน (Task Constraint)
• กำหนด Task Constraint ในโครงการ
• ยกเลิกการกำหนด Task Constraint
• กำหนดเงื่อนไขการจัดแบ่งกลุ่มงาน
• แบ่งกลุ่มงานแบบเงื่อนไขเดียว
• แบ่งกลุ่มงานแบบหลายเงื่อนไข
• ยกเลิกการแบ่งกลุ่มงานแบบหลายเงื่อนไข

บทที่ 8 จัดสรรทรัพยากรให้เต็มร้อย

ทรัพยากรเป็นสิ่งสำคัญที่จะขับเคลื่อนโครงการให้เดินหน้าไปอย่างเต็มประสิทธิภาพ บทนี้จะอธิบายวิธีจัดสรรทรัพยากรบุคคล, แรงงาน, เครื่องมือ และต้นทุนให้อยู่ในแผนงานที่เหมาะสม รวมถึงการตรวจสอบการใช้งานทรัพยากรด้วย

• กำหนดทรัพยากรให้กับงาน
• เพิ่มทรัพยากรใหม่ลงในโครงการ
• กำหนดชื่อย่อและกลุ่มของทรัพยากร
• สร้างคลังทรัพยากร (Resource Pool)
• จัดสรรทรัพยากรให้กับงาน
• จัดสรรทรัพยากรด้วยหน้าต่าง Task Sheet
• จัดสรรทรัพยากรด้วยหน้าต่าง Assign Resources
• ยกเลิกการจัดสรรทรัพยากร
• กำหนดวันเริ่มต้นของทรัพยากร
• ระบุค่าใช้จ่ายของทรัพยากร
• กำหนดวิธีชำระเงิน
• ตรวจสอบการใช้งานทรัพยากรเพื่อความคล่องตัว
• ตรวจสอบปริมาณการใช้ทรัพยากร
• ตรวจสอบรายชื่อทรัพยากรที่ใช้งานเกินขีดจำกัด
• ตรวจสอบเปอร์เซ็นต์การใช้ทรัพยากรแต่ละชนิด

บทที่ 9 แก้ไขทรัพยากรขาดแคลน

ถึงแม้จะจัดสรรทรัพยากรเรียบร้อยแล้ว แต่ก็อาจเกิดปัญหาขึ้นระหว่างที่กำลังทำงาน เราควรมีวิธีแก้ไขปัญหาการใช้ทรัพยากรในโครงการด้วยเครื่องมือต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น Resource Usage หรือ Resource Graph เป็นต้น รวมถึงการใช้วิธีปรับเปลี่ยนแผนงานในโครงการช่วยด้วย ซึ่งในบทนี้ได้รวบรวมทุกอย่างที่ควรรู้ไว้แล้วครับ

• ใช้ Resource Usage ตรวจสอบชั่วโมงการใช้งานทรัพยากร
• ใช้ Resource Graph ตรวจสอบการใช้งานทรัพยากรที่เกินขีดความสามารถ
• ปรับมุมมองหน้าต่างให้แสดงข้อมูลตามต้องการ
• แก้ไขปัญหาที่เกิดจากการทำงานและปรับแผนงาน
• เพิ่มแรงงานให้มากกว่าเดิม
• ปรับเปลี่ยนวันสิ้นสุด
• เปลี่ยนชนิดของทรัพยากร
• ปรับชั่วโมงการทำงานนอกเวลา

บทที่ 10 แก้ไขความเสี่ยงที่เกิดขึ้น

ทุกๆ โครงการล้วนมีความเสี่ยงที่งานจะเสร็จช้ากว่าที่ตั้งใจเอาไว้ แต่เราสามารถหาทางออกเพื่อแก้ไขปัญหางานวิกฤต (Critical Tasks) และเส้นทางวิกฤต (Critical Path) ได้ ซึ่งบทนี้จะบอกขั้นตอนรวมถึงเคล็ดลับต่างๆ ที่จะพาโครงการหลีกเลี่ยงจากความเสี่ยงที่ควบคุมไม่ได้

• งานวิกฤต (Critical Tasks) และเส้นทางวิกฤต (Critical Path)
• แนวทางการป้องกันงานวิกฤต
• กำหนดรูปแบบของงานวิกฤต
• วิธีจัดการกับงานวิกฤต
• การแก้ไขงานวิกฤต
• ตั้งค่าระยะเวลาให้ลอยตัว
• เพิ่มจำนวนคนให้มากขึ้น
• ปรับเปลี่ยนงานในแบบขั้นบันได (Laddering)
• เพิ่มชั่วโมงทำงานนอกเวลา (Overtime)
• เพิ่มระยะเวลาลอยตัว (Slack Time)
• แนวทางการจัดการความเสี่ยง
• ติดตามความคืบหน้าแบบใกล้ชิด
• ประเมินความเสี่ยงก่อนที่จะสายเกินไป

บทที่ 11 ติดตามความคืบหน้าและประเมินผล

เราสามารถติดตามความคืบหน้าของงานได้ด้วย Baseline รวมถึงบันทึกความคืบหน้าของโครงการผ่าน % Complete และการประเมินผลโครงการโดย Progress Lines หรือ Interim Plan เพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานมีความแม่นยำที่สุด แน่นอนว่าความสำเร็จไม่หนีหายไปไหนครับ

• ประโยชน์ที่ได้รับจากการติดตามโครงการ
• สร้าง Baseline เพื่อตรวจสอบความก้าวหน้า
• กำหนดสถานะวันที่ด้วย Status Date
• กำหนดความคืบหน้าของงาน
• ใช้ Resource Usage กำหนดความคืบหน้าของทรัพยากร
• ตรวจสอบพร้อมกำหนดความคืบหน้างานในแต่ละวัน
• ตรวจสอบพร้อมกำหนดความคืบหน้าโครงการ
• บันทึกความก้าวหน้าโครงการด้วย % Complete
• ใช้ Progress Lines ตรวจสอบความคืบหน้าหรือล่าช้าของงาน
• การอ่านเส้น Progress Lines
• วิธีลบเส้น Progress Lines
• เปรียบเทียบแผนงานต้องใช้ Interim Plan
• แสดงภาพรวมโครงการด้วย Project Statistic

บทที่ 12 การกรองและเรียงลำดับข้อมูล

ในโครงการขนาดใหญ่ๆ เราสามารถใช้การกรองข้อมูลและการเรียงลำดับข้อมูลดูเฉพาะข้อมูลที่ต้องการได้ เพื่อจะได้รู้ว่าตอนนี้โครงการดำเนินงานสำเร็จไปกี่เปอร์เซ็นต์ หรือใช้งานทรัพยากรไปแล้วเท่าไหร่ ซึ่งผมได้รวบรวมประโยชน์และวิธีการไว้ในบทนี้ครับ

• ประโยชน์การกรองข้อมูล
• ขั้นตอนการกรองข้อมูลโดยใช้ Filter
• ยกเลิกการใช้ Filter
• การใช้ Filter อื่นๆ
• วิธีกำหนดเงื่อนไขการกรอง
• การกรองข้อมูลด้วย AutoFilter
• ประยุกต์ใช้งาน Filter และ AutoFilter
• การจัดเรียงลำดับข้อมูล

บทที่ 13 ควบคุมงบประมาณและค่าใช้จ่ายของโครงการ

งบประมาณของโครงการถือเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญ สามารถชี้เป็นชี้ตายให้โครงการได้ ดังนั้นการที่เราสามารถควบคุมงบประมาณและค่าใช้จ่ายต่างๆ ในโครงการให้เป็นไปตามแผนงานได้ โอกาสที่โครงการจะประสบความสำเร็จย่อมมีมากขึ้นด้วย

• ตรวจสอบค่าใช้จ่ายของโครงการ
• กำหนดการตรวจสอบงบประมาณ
• กำหนดการตรวจสอบค่าใช้จ่ายของทรัพยากรต่องาน
• ยกเลิกการแสดงผลการจัดกลุ่มทรัพยากร
• กำหนดการตรวจสอบค่าใช้จ่ายทรัพยากรด้วยกราฟ
• วิเคราะห์การเงินจากมูลค่าเงินที่ทำได้จริง (Earned Value)
• คำศัพท์ของ Earned Value ที่ควรรู้
• การอ่านค่าวิเคราะห์ Earned Value
• ตรวจสอบข้อมูลทางบัญชีและการเงินด้วย Earned Value
• ปรับค่าใช้จ่ายให้ตรงกับความเป็นจริง
• จัดทำข้อมูลเพื่อนำเสนอรายงานทางการเงินด้วย MS-Excel
• สร้าง PivotTable สำหรับนำเสนอข้อมูล

บทที่ 14 สร้างรายงานและพิมพ์รายงาน

ในโครงการที่ลงมือทำนั้น ผู้บริหารหรือทีมงานอาจไม่สะดวกเปิดดูบนหน้าจอ ก็สามารถเลือกพิมพ์รายงานออกมาเพื่อดูภาพรวมของโครงการทั้งหมดว่ามีข้อมูลอะไรน่าสนใจบ้าง เช่น ความคืบหน้า, การดำเนินงาน, ค่าใช้จ่าย หรือทรัพยากรต่างๆ เป็นต้น

• สร้างรายงานพร้อมพิมพ์ด้วย Report
• ออกแบบและสร้างรายงานใหม่
• แสดงรายงานบนหน้าจอด้วย Visual Reports
• การปรับแต่งรายงาน
• แสดงรายละเอียดข้อมูลด้วย PivotTable

บทที่ 15 ใช้งาน Microsoft Project ร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ

เราสามารถใช้ MS-Project ทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ ได้เป็นอย่างดี เช่น ใช้ร่วมกับ MS-Excel, MS-PowerPoint หรือแบ่งปันข้อมูลโครงการผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต รวมถึงการบันทึกไฟล์โครงการในหลายๆ ลักษณะเพื่อนำไปใช้งานตามความต้องการ

• นำข้อมูลจาก MS-Project ไปใช้ใน MS-Excel
• นำสไลด์จาก MS-PowerPoint มาใช้งาน
• ส่งออกข้อมูลโครงการในรูปแบบเอกสาร PDF
• ส่งออกไฟล์โครงการให้เป็นไฟล์ประเภทอื่นๆ
• สร้างรหัสผ่านเพิ่มความปลอดภัยให้กับไฟล์โครงการ

แสดงรายการหนังสือ | สั่งซื้อหนังสือ